Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Locodan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 07.01.2025.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste selittää, kuinka käsittelemme tietojasi, jos:

• olet asiakkaamme, liikekumppanimme tai jommankumman edustaja,

• et ole (vielä) asiakkaamme, mutta saat meiltä markkinointiviestintää,

• tai vierailet verkkosivuillamme.‍

Olemme aina sitoutuneet suojelemaan yksityisyyttäsi tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Muut käytännöt ja tiedot yksityisyydestä, tietosuojasta, tietoturvasta, liiketoiminnan jatkuvuudesta ja muista vastaavista asioista ovat saatavilla pyynnöstä.

1. Rekisterinpitäjä

Locoda Oy, c/o Reaktor Yliopistonkatu 4, 00100 Helsinki, y-tunnus 3493423-1.

2. Rekisteristä vastaava yhteys

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietoihisi tai yksityisyytesi suhteen, voit aina lähettää meille sähköpostia osoitteeseen hello@locoda.fi

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoiminnan harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja muihin asianmukaisiin tarkoituksiin.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1) Asiakassuhteiden hallinta
Käsittelemme henkilötietoja ylläpitääksemme asiakassuhdetta sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.

2) Markkinointi
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme uusista tuotteista, tai markkinoidaksemme ja myydäksemme sinulle muita tuotteitamme. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai suostumukseen

3) Laskutus
Käsittelemme henkilötietoja laskuttaaksemme ja ottaaksemme vastaan laskuja. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite, sopimus ja oikeutettu etu

4) Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi
Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme asiakassuhteen ja verkkosivun tietoturvasta, laadun parantamisesta sekä kehittämisestä. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön liiketoimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

5) Lakien noudattaminen
Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

6) Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn. Tällöin käsittely perustuu suostumukseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Asiakas- markkinointirekisterin sisältö: Organisaation nimi, yhteystiedot, rooli sekä informaatiota mahdollisesta kommunikaatiosta

Verkkopalvelun käyttäjärekisteri: IP osoite

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Henkilötietojen käsittely

Yleistä

Tämä tietosuojaseloste koskee nimenomaan Locoda Oy:n työnhakuprosessia ja siinä kerättäviä henkilötietoja. Selosteen tarkoituksena on kertoa, miten käsittelemme hakuprosessin yhteydessä saatuja henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Locoda Oy

Otakaari 5A, c/o A-Grid

02150 Espoo

Sähköposti: hello@locoda.fi

Y-tunnus: 3493423-1

Rekisteröintipaikka: Helsinki

Kerättävät henkilötiedot

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkea tietoa, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön.

Hakuprosessin yhteydessä voimme käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• LinkedIn-profiili (valinnainen)

• tieto siitä, mistä kanavasta kuulit työpaikasta

• liitteet, kuten CV, hakemuskirje ja mahdolliset suosittelut, jotka voivat sisältää lisätietoja kuten osoitteen, syntymäajan tai muuta työn kannalta olennaista tietoa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Kun lähetät hakemuksesi meille sähköisesti (esimerkiksi verkkolomakkeen kautta tai sähköpostitse), käsittelemme ja tallennamme tietojasi työnhakuprosessin toteuttamista ja mahdollisen työsopimuksen valmistelua varten.

Lähettämällä hakemuksen osoitat kiinnostuksesi työskennellä Locoda Oy:ssä, ja meille siirtyneet henkilötiedot käsitellään ainoastaan työnhakusi ja rekrytointiprosessin yhteydessä.

Tietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka ovat mukana rekrytointiprosessissa tai sen hallinnoinnissa.

Tietojen säilytysaika

Pääsääntöisesti säilytämme hakemustietoja enintään kahden (2) vuoden ajan hakuprosessin päättymisestä.

Tämä on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja mahdollisten oikeusvaateiden käsittelemiseksi.

Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan siten, ettei niitä voida yhdistää yksittäiseen henkilöön. Anonymisoitua tietoa voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin (esimerkiksi hakijamäärien tai hakukanavien analysointiin).

Mikäli olet antanut suostumuksesi, voimme säilyttää hakemustietosi  enintään 2 vuotta, jotta voimme olla sinuun yhteydessä tulevien sinua mahdollisesti kiinnostavien tehtävien osalta.

Jos tulet valituksi tehtävään, säilytämme hakemukseen liittyvät tiedot vähintään työsuhteesi keston ajan.

Tietojen siirto ja luovutus kolmansille osapuolille

Hakemuksen yhteydessä lähetetyt tiedot siirretään TLS-salauksen avulla ja tallennetaan turvalliseen tietokantaan.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman suostumustasi.

Tietoja voidaan käsitellä Locoda Oy:n IT-palveluntarjoajien järjestelmissä, mutta vain tietoturvallisesti ja GDPR:n mukaisin sopimuksin.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti oikeus:

• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot (artikla 15)

• vaatia virheellisten tietojen oikaisua (artikla 16)

• pyytää tietojen poistamista (artikla 17)

• rajoittaa tietojen käsittelyä (artikla 18)

• saada tiedot siirrettävässä muodossa (artikla 20)

• vastustaa tietojen käsittelyä (artikla 21)

• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa (artikla 7(3))

Voit käyttää näitä oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Locoda Oy:n tietosuojavastaavaan:

hello@locoda.fi

Tietojen suojaus

Kaikki henkilötiedot säilytetään turvallisesti, ja niiden käsittelyyn on pääsy vain rekrytointiin osallistuvilla henkilöillä.

Tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Muutokset tähän selosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta, jotta se vastaa kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä ja mahdollisia muutoksia hakuprosessissa.

Uusin versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.