Case HKFoods
WSOY uudisti kulukorvausten ja tekijänoikeuspalkkioiden käsittelyn keskittämällä tiedonkeruun ja hallinnan moderniin itsepalveluportaaliin.
Aiemmin useisiin kanaviin hajautunut ja osittain manuaalinen prosessi korvattiin Microsoft Power Platform -ratkaisulla, joka tarjoaa ulkoisille käyttäjille turvallisen asiointikanavan ja WSOY:n henkilöstölle tehokkaan tavan hallita hakemuksia. Lopputuloksena tiedon laatu parani, manuaalinen työ väheni ja koko prosessista tuli läpinäkyvämpi sekä tietoturvallisempi
WSOY:n tavoitteena oli rakentaa luotettava ja helppokäyttöinen itsepalveluportaali korvausten ja palkkioiden käsittelyyn. Aiemmin prosessi perustui pitkälti manuaaliseen työskentelyyn, ja ilmoituksia vastaanotettiin useista eri kanavista. Tämän seurauksena tiedot olivat ajoittain puutteellisia ja hajanaisia, mikä lisäsi selvitys- ja korjaustyötä.
Prosessista puuttuivat myös läpinäkyvyys, yhtenäiset toimintatavat sekä käyttäjien mahdollisuus hoitaa asioita itsenäisesti. WSOY halusi modernisoida toimintamallin tavalla, joka parantaa tiedon laatua, tukee tietoturvaa ja helpottaa sekä ulkoisten käyttäjien että hallinnon työtä.
WSOY:n käyttöön toteutettiin Microsoft Power Pages -pohjainen palveluportaali, joka toimii tiedonkeruukanavana WSOY:n ulkopuolisille henkilöille. Portaalin kautta esimerkiksi kirjailijat, kääntäjät ja muut yhteistyökumppanit voivat toimittaa kulukorvaus- ja tekijänoikeuspalkkiohakemuksiin liittyvät tiedot sähköisesti ja turvallisesti.
Ratkaisua täydentää Microsoft Power Apps -teknologialla toteutettu hallinnointisovellus, jonka avulla WSOY seuraa ilmoitusten vastaanottoa, käsittelyn etenemistä ja hakemusten tilaa. Yhtenäinen toimintamalli ja keskitetty tiedonhallinta varmistavat, että prosessin kaikilla osapuolilla on käytössään ajantasainen ja luotettava tieto.
Microsoft Power Pages toimii WSOY:n ulkoisille käyttäjille suunnattuna asiointiportaalina. Sen kautta kirjailijat, kääntäjät ja muut yhteistyökumppanit voivat toimittaa kulukorvaus- ja tekijänoikeuspalkkiohakemuksiin liittyvät tiedot turvallisesti sähköisessä muodossa.
Microsoft Power Apps muodostaa WSOY:n sisäisen hallinnointisovelluksen, jonka avulla hakemusten vastaanottoa, käsittelyä ja tilatietoja voidaan hallita keskitetysti. Sovellus tarjoaa käsittelijöille ajantasaisen näkymän hakemusten etenemiseen ja vähentää manuaalista seurantatyötä.
Microsoft Power Automate automatisoi prosessin eri vaiheita, kuten tietojen välitystä ja käsittelyn työnkulkuja. Automaatio vähentää manuaalisia työvaiheita, nopeuttaa käsittelyä ja varmistaa, että tieto liikkuu oikeille henkilöille oikeaan aikaan.
Microsoft Dataverse toimii ratkaisun keskitettynä tietovarastona. Se varmistaa tiedon yhdenmukaisuuden, tietoturvan ja hallinnointisovelluksen käyttöoikeuksien hallinnan sekä mahdollistaa sen, että kaikki prosessin osapuolet työskentelevät saman, ajantasaisen tiedon pohjalta.
Ratkaisu toi WSOY:lle modernin sähköisen asiointikanavan, jonka avulla ulkoiset käyttäjät voivat toimittaa tarvittavat tiedot itsepalveluna. Samalla korvaus- ja palkkioprosessien hallinta tehostui merkittävästi, kun tiedot kerätään rakenteisessa muodossa yhteen paikkaan.
Tietojen laatu parani, virheiden määrä väheni ja manuaalisen selvitys- sekä korjaustyön tarve pieneni. Lisäksi yhtenäiset toimintatavat helpottavat prosessin hallintaa ja tukevat sujuvaa yhteistyötä eri sidosryhmien välillä.
