Case Heinolan kaupunki
Heinolan kaupungissa tiedon löytäminen intranetistä kuormitti erityisesti HR- ja IT-palveluita. Hajallaan oleva tieto ja manuaalinen etsiminen heikensivät arjen sujuvuutta ja veivät asiantuntijoiden aikaa ydintehtävistä.
Tilanteen ratkaisemiseksi Heinolaan toteutettiin suoraan Microsoft Teamsiin yhdistettävä Heino‑agentti, joka hyödyntää SharePoint‑Silta‑sivuston tietopankkia ja tarjoaa vastaukset aina ajantasaisen sisällön pohjalta. Samalla kaupungin IT‑tiimi koulutettiin kehittämään ja ylläpitämään ratkaisua itsenäisesti, mikä varmistaa jatkuvan kehityksen ja osaamisen säilymisen organisaatiossa.
Heinolan kaupungin työntekijöillä oli kasvavia haasteita löytää ajantasaista tietoa intranetistä. HR ja IT kuormittuivat toistuvista kysymyksistä, jotka liittyivät samoihin käytäntöihin, lomakkeisiin ja prosessivaiheisiin. Erityisesti uusille työntekijöille tiedon löytäminen oli hidasta ja vaikeaa, mikä viivästytti perehtymistä ja arjen sujuvuutta.
Tietojen hajanaisuus ja manuaalinen etsiminen hidastivat sisäistä viestintää ja veivät aikaa asiantuntijatyöstä.
‟ Yhteistyö Locodan kanssa tukee Heinolan kaupungin tavoitetta olla ketterä, osallistava ja digitaalisesti edistyksellinen organisaatio. Ratkaisu ei ole vain tekninen uudistus – se on kulttuurinen muutos kohti tekoälyaikaa. Arvostamme Locodan syväosaamista ja innostavaa tapaa toimia yhtenä tiiminä meidän kanssa. „
— Timo Kujala, IT Designer, Heinolan kaupunki
Heinolan tueksi rakennettiin Heino‑agentti, Copilot Studiolla toteutettu intranet‑avustaja, joka tuotiin suoraan työntekijöiden käyttöön Microsoft Teamsiin. Agentti hyödyntää Heinolan SharePoint‑Silta‑sivustolta koottua tietopankkia, mikä varmistaa, että vastaukset perustuvat aina oikeaan ja ajantasaiseen sisältöön.
Samalla Heinolan IT‑osasto koulutettiin kehittämään agenttia itse: lisäämään uutta tietoa, päivittämään sisältöjä ja laajentamaan agentin kyvykkyyksiä kaupungin tarpeiden mukaan. Näin osaaminen jäi pysyvästi organisaatioon.
Copilot Studio – Heino‑agentin rakentaminen ja hallinta
SharePoint – rakenteinen tietopohja agentin vastauksille
Power Automate – prosessien automatisointi ja työnkulkujen tuki
Microsoft Teams – agentin helppo ja tuttu käyttöliittymä
Tieto löytyy nopeasti ilman manuaalista etsimistä, mikä parantaa intranetin käytettävyyttä.
HR:n ja IT:n toistuvat kysymykset vähenivät, vapauttaen aikaa vaativampiin tehtäviin.
IT‑osaston osaaminen vahvistui, ja agentin ylläpito siirtyi luontevasti osaksi arkea.
Uusien työntekijöiden perehtyminen nopeutui, kun käytännöt ja ohjeet löytyvät yhdellä kysymyksellä.
Haluatko kuulla lisää?
Kiinnostuitko palveluistamme? Haluaisitko kuulla Locodasta työpaikkana? Täytä alla oleva lomake ja olemme sinuun yhteydessä
mahdollisimman pian.
